邮寄合同宣布作废怎么写

在合同履行过程中，由于各种原因，可能会出现需要宣布合同作废的情况。此时，邮寄合同宣布作废通知函是一种常见且有效的法律手段。本文将详细介绍如何撰写和邮寄合同宣布作废通知函，确保其法律效力和实际操作的可行性。

一、合同宣布作废通知函的基本要求

1. 格式规范

合同宣布作废通知函应采用正式的书面形式，内容应包括合同编号、签订日期、双方基本信息等关键信息。格式上，建议使用公司或个人的正式信函模板，确保专业性和规范性。

2. 内容完整

通知函应明确说明合同作废的原因，例如双方协商一致、合同履行障碍、违约行为等。需明确合同作废的生效时间，避免因时间模糊引发争议。

3. 语言正式

通知函的语言应严谨、正式，避免使用模糊或易产生歧义的表述。必要时，可引用相关法律法规或合同条款，增强通知函的法律依据。

4. 法律效力

通知函需经双方签字或盖章确认，若涉及公司，应加盖公司公章。若对方拒绝签收，可通过公证送达或EMS特快专递等方式保留送达证明。

二、合同宣布作废通知函的撰写步骤

1. 确认合同信息

在通知函中明确列出合同编号、签订日期、双方名称及联系方式等基本信息，确保信息准确无误。

2. 说明作废原因

详细阐述合同作废的具体原因，例如：

- 双方协商一致解除合同；

- 一方违约导致合同无法继续履行；

- 不可抗力因素导致合同目的无法实现。

说明原因时，应引用合同条款或相关法律规定，增强说服力。

3. 明确法律后果

通知函中应明确合同作废后双方的权利义务关系终止，不再承担任何合同责任。可要求对方配合办理相关手续，例如退还已支付款项、移交相关资料等。

4. 提供联系方式

为方便对方核实信息或提出异议，通知函中应提供联系人姓名、电话及邮箱等联系方式。

5. 签署通知函

通知函需由发出方签字或盖章，若涉及公司，应由法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章。

三、邮寄合同宣布作废通知函的注意事项

1. 选择合适的送达方式

建议通过EMS特快专递或挂号信邮寄通知函，并在邮件详情单上注明“合同宣布作废通知函”。保留邮寄凭证，以备后续纠纷中作为证据使用。

2. 明确送达时间

邮寄通知函时，应明确送达时间，通常以签收日期为准。若对方拒收，可通过公证送达或律师函等方式进一步确认送达效力。

3. 保留送达证明

无论对方是否签收，都应妥善保存邮寄凭证及相关证据，以证明通知函已送达。必要时，可通过公证对送达过程进行公证。

4. 必要时寻求法律帮助

若对方对合同作废存在争议或拒绝配合，建议及时咨询专业律师，采取进一步法律行动，如提起诉讼或仲裁。

四、结语

邮寄合同宣布作废通知函是合同管理中的重要环节，需严格按照法律规定和合同约定操作，确保其法律效力。通过规范撰写和邮寄通知函，可以有效避免合同履行中的法律风险，维护双方的合法权益。在实际操作中，建议根据具体情况灵活调整，并在必要时寻求专业法律帮助，以确保通知函的合法性和有效性。